Seja um jantar de amigos ou a apresentação de um livro, é fácil resumir a organização de eventos a 4 perguntas:
- Para quem é que estamos a preparar o evento ?
- Para quê ? Quais são os objectivos ?
- Onde vai decorrer ?
- Como se vai desenrolar ?
Público Alvo
Se não conhecemos as pessoas para quem estamos a preparar o evento estamos condenados ao fracaso. Não é preciso muita informação, mas pelo menos o essencial. Se o evento tem um custo temos de conhecer pelo menos o seu poder de compra. Se queremos apostar no entretenimento é boa ideia saber a que faixa etária nos estamos a dirigir.
Propósito
Uma celebração costuma ter um ponto alto, como as festas de anos ou a entrega de prémios. Este ponto alto vai determinar toda a sequência de acontecimentos. Neste ponto temos alguma liberdade. Podemos criar suspense, preparar surpresas ou deixar toda a gente em antecipação.
Local
Primeiro colocamos em causa “os participantes do evento vão gostar do local escolhido?”, depois entra em jogo a expectativa que temos. Esperamos muita afluência ou pouca ? Se são poucos, não seria melhor ter um clima mais informal ?
Agenda
Vamos lidar com duas agendas. A dos preparativos e a agenda do que se vai passar no evento. A primeira serve para colocar todas as peças na sua posição enquanto que a segunda prepara o público para o ponto alto do evento.
Uma organização que se preze vai depois perder tempo a analisar o que se passou. As pessoas gostaram ? O que falhou ? O que podia ser melhorado ?…
