Vamos colocar esta questão: temos 7 grupos com interesses distintos. Nesses 7 grupos, divimos as pessoas em 4 sub-grupos. Qualquer semelhança com a realidade é pura coincidência…
Como é que difundimos informação e repositórios digitais entre estes grupos sem criar uma estrutura enorme de comunicação? Através de um blog adaptado à comunicação interna.
O primeiro passo seria instalar um qualquer blog, dentro de uma intranet que já exista. Este género de blogs não é para o público em geral, muito menos para ser pesquisado pelo google ou o yahoo. Dai que esta página só seria acedida pelos computadores que pertencem à intranet. Não é confuso, é como dizer que só os sócios de um clube de video podem alugar filmes.
O passo seguinte seria registar no blog o responsável ou os responsáveis pela actualização. Há vários sistemas de blog, gratuitos, que permitem este tipo de gestão por vários utilizadores. WordPress, typepad, etc. Destes, o wordpress é o que conheço melhor.
Voltando à organização dos nossos grupos, ela é qualquer coisa como isto:
Grupo A
sub-grupo 1
sub-grupo 2
sub-grupo 3
sub-grupo 4
Aplicávamos a mesma organização às categorias dos nossos posts, conforme a quem se destinam:
Categoria A
sub-categoria 1
sub-categoria 2
sub-categoria 3
sub-categoria 4
É ainda possível levar esta ideia mais além, re-estruturando o design do blog para evidenciar os links para cada categoria. Ao carregar nestes links, o visitante ia ler só o que dizia respeito ao seu grupo e/ou subgrupo.
Só assim já tinhamos um blog criado com a comunicação interna em mente. Os posts podiam conter ficheiros, imagens, texto, links… toda uma parafernália de recursos e informação fácil de pesquisar dentro do próprio blog. Os visitantes poderiam ainda registar-se, acrescentar ou rectificar aos posts, tirar dúvidas…
E pronto, isto ia servir para as necessidades de comunicação interna para organizações com um tamanho considerável. Mas esta ideia é meramente eficaz, podemos levá-la ainda mais longe. Um dos maiores obstáculos é o método de trabalho de cada um.
Há pessoas que por várias razões não usam a web para mais do que enviar e-mails, e até existem aqueles só ligam o computador para usar o word porque tem mesmo de ser. Esperar que eles ganhem o hábito de visitar o blog de comunicação interna é pedir demais. Para isso podiamos ainda aplicar duas estratégias, o yahoo widget engine e este plugin para o wordpress .
Isto seria uma forma de enviar para cada computador, os conteúdos de informação que interessam a quem o usa, sem interacção por parte do utilizador. Há outras formas, como newsletters ou redefinir a home page de todos os computadores. O segredo para isto resultar está em filtrar devidamente os conteúdos, para que o destinatário não tenha de ler 5 artigos do blog quando desses só lhe interessa um.
Eu sei que estou a ser um pouco vago, mas este tema tem tópicos para mais um post e eu gosto de guardar as pequenas vantagens que marcam a diferença entre o eficaz e o eficiente.
